PROYECTO DE INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACION DE LA OFICINA TÉCNICA EN EVOLUTION ERP:

Recientemente hemos empezado un proyecto de integración de la documentación de Oficina Técnica en uno de nuestros Clientes, conectándola a campos dentro del ERP (Código del artículo, Número de plano, Número de la Orden de Fabricación, etc.), a través de EVOLUTION EDF que es nuestro MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

 EVOLUTION EDF permite generar una estructura de almacenamiento documental (EAD) vinculada a cada dato del ERP, de tal manera que el usuario autorizado pueda acceder a todos los documentos relacionados con ese ente de forma rápida y sencilla, sin tener que salir de la aplicación.

El Proyecto se inicia con un estudio a realizar por nuestro experto en Gestión Documental conjuntamente con los Responsables del Departamento de OFICINA TÉCNICA de la Empresa , con el fin de determinar dónde se quiere gestión documental y cuál será la EAD. Se definirán:

•  Los documentos a tener en cuenta.
•  El EAD de dependencia (Artículo, Orden de Fabricación, Cliente, etc.)
•  Las rutas de acceso y de navegación:
•  Desde el ERP•  Desde fuera del ERP
•  La definición del funcionamiento de la Gestión de la Seguridad , (Usuarios, Permisos y Accesos)

En definitiva, mediante este proceso de análisis se va a determinar dónde se quiere implantar la Gestión Documental y cuál será la EAD a generar para cada tipo de dato o registro. Éste es un proceso importante que si se hace de manera correcta y departamental, permitirá a la Empresa obtener los siguientes beneficios:

•  Existirá un ÚNICO sitio para el almacenamiento de la información disponible para los usuarios y, por tanto, un ÚNICO ORIGINAL del documento.
•  Se llevará, de forma totalmente automática, la gestión de “versiones” de cada documento entendiendo por “versión” cualquier cambio o modificación realizado al mismo por algún usuario. Almacenando información como: quién, cuándo y comentarios sobre la modificación.
•  Se podrá acceder a la documentación de la empresa tanto dentro de la propia Aplicación de Gestión (EVOLUTION ERP) como fuera de ella (ENAV).
•  Todo ello a través de un control exhaustivo de la Gestión de la Seguridad (Gestión de Usuarios, Permisos y Accesos).